С 2020 года введены электронные трудовые книжки

В конце 2019 года были подписаны законы о переходе на электронные трудовые книжки. Это Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ и Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 436-ФЗ. Они вносят поправки в Трудовой кодекс и в Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учете.

С 2020 года все работодатели должны перейти с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки. Это коснется всех работодателей – компаний и ИП. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса, работодатель формирует в электронном виде основную информацию о работнике и передает ее для хранения в Пенсионный фонд.

2020 год будет переходным.

До 1 июня 2020 года включительно работодатели должны письменно известить каждого работника о том, что работник вправе сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки и переходом на электронный вид.

О своем выборе работник должен уведомить работодателя, подав соответствующее заявление. Сделать это нужно до 31 декабря 2020 года.

Обратите внимание, что заявление представляется в любом случае, даже если работник решил сохранить бумажную трудовую книжку.

Если сотрудник по уважительной причине не смог подать такое заявление, он может сделать это и позже. Поэтому для таких работников бухгалтер должен продолжить вести его «бумажную» трудовую книжку.

Тем, кто решил перейти на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде, трудовая книжка выдается на руки. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за ее хранение и ведение.

При необходимости работодателям нужно провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, скорректировать порядок ведения кадрового документооборота. В частности, нужно разработать шаблоны уведомлений работников и их заявлений.

На граждан, впервые устроившихся на работу после 31.12.2020, бумажная трудовая книжка заводиться не будет.

При сохранении работником бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную. Право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Кроме того, сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Среди прочего законами утверждена новая обязанность работодателей. Им придется отчитываться в Пенсионный фонд о трудовой деятельности каждого сотрудника. Это закреплено за страхователями обновленной редакцией статьи 11 Закона № 27-ФЗ. Этот отчет послужит работникам ПФР основанием для заполнения одноименного раздела ИЛС.

Отчитываться о трудовой деятельности сотрудников необходимо по форме СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица».

16.09.2019

S

© "Наш Бухгалтер" – практический журнал для бухгалтеров и индивидуальных предпринимателей
Журнал зарегистрирован Федеральной службой по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия.
Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-18995 от 30.11.2004 г.