С 2020 года будут введены электронные трудовые книжки

Правительство внесло в Госдуму пакет законопроектов, направленных на обеспечение формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Поправки предполагают с 2020 года постепенный отказ от ведения трудовых книжек на бумажном носителе. Их заменит электронная трудовая книжка. О том, как это будет происходить, Пенсионный фонд рассказал в информации от 4 сентября 2019 г., опубликованной на сайте ПФР.

Сведения о трудовой деятельности – это основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, которая будет храниться в ПФР.

Электронная трудовая книжка сохранит практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке: место работы; периоды работы; должность (специальность, профессия); квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации); даты приема, увольнения, перевода на другую работу; основания прекращения трудового договора.

Формирование электронных трудовых книжек россиян начнется с 2020 года. Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную «трудовую» только, сколько это необходимо.

Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности будет осуществляться только с согласия человека. Исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальные граждане в течение 2020 года должны будут подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Те, кто до конца 2020 года не подаст заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям следует письменно проинформировать работников о праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

Электронная трудовая книжка предполагается только в цифровом формате и не предусматривает физического носителя. Посмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При увольнении работодатель будет обязан выдать работнику сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая техническая возможность). Соответственно, при оформлении на новую работу сотрудник предоставит работодателю информацию либо в распечатанном виде, либо в электронной форме. В свою очередь работодатель перенесет данные в свою систему кадрового учета.

При необходимости сведения из электронной трудовой книжки в виде бумажной выписки можно будет получить у работодателя или бывшего работодателя (по последнему месту работы), а также в управлении ПФР или многофункциональном центре госуслуг (МФЦ). Услуга будет предоставляться без привязки к месту жительства или работы человека.

Для получения сведений у работодателя работнику надо будет подать заявление в письменном виде или направить его в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты работодателя.

Сведения о трудовой деятельности работодатель будет обязан предоставлять работнику:

– в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

– при увольнении – в день прекращения трудового договора; в случае невозможности выдать сведения о работе в день увольнения в связи с отсутствием работника на работе или отказом от их получения работодатель обязан направить работнику указанные сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

В течение 2020 года работодатель должен подготовиться к введению изменений: предупредить о них в письменной форме работников, внести изменения в локальные нормативные акты и коллективные договоры, обеспечить техническую готовность к передаче сведений в электронной форме в ПФР.

Предполагается, что каждый работодатель с 1 января 2020 года должен будет передавать в ПФР новый отчет – «Сведения о трудовой деятельности» о работниках за период их работы с 1 января 2020 года ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом – месяцем. А в случаях приема на работу и увольнения работника – не позднее одного рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения) или иного документа, являющегося основанием для оформления трудовых отношений.

На основе этих сведений с начала следующего года Пенсионным фондом будут формироваться электронные трудовые книжки.

Форма представления работодателем сведений о трудовой деятельности должна быть утверждена ПФР по согласованию с Минтрудом. Как следует из сообщения, размещенного на официальном сайте ПФР, фонд уже разработал проект указанной формы (СЗВ-ТД).

16.09.2019

S

© "Наш Бухгалтер" – практический журнал для бухгалтеров и индивидуальных предпринимателей
Журнал зарегистрирован Федеральной службой по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия.
Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-18995 от 30.11.2004 г.